VRAAG & ANTWOORD COEHandel

Wat is COEHandel?

COEHandel is software speciaal gemaakt om de samenwerking tussen bedrijven en particulieren makkelijker te maken. 

Vergelijk de software maar met een flatgebouw met meerdere appartementen. Elk appartement heeft een huurder (die in COEHandel “tenant” genoemd wordt). De huurders werken samen bijvoorbeeld om het gebouw te laten onderhouden en de publieke ruimtes in te richten maar elke huurder/“tenant” heeft ook privé ruimte.

Voor het meest voorkomende gebruik is er een handige iPhone en Android Application (APP) die u kunt downloaden.Maar u kunt de software ook via uw computer en een web browser benaderen.Verderop in dit document staat uitgelegd hoe u dat moet doen. 


Hoe werkt die COEHandel?

In COEHandel kan de uitvoering campagne worden gepland en opgevolgd. Wanneer een particulier geïnteresseerd is in de groene oplossing wordt er een “lead” aangemaakt voor dat product. In een volgende stap kan deze “lead” worden doorgegeven aan een installatie bedrijf voor de verdere opvolging. De eigenaar van de campagne kan zien wat de status is van een “lead”. Handig als deze bijvoorbeeld vragen krijgt van de geïnteresseerde particulier. 

Het bovenstaande houdt in dat Greenchoice “leads” voor de Elga warmtepomp verzamelt en deze elektronisch doorzet naar uw installatie bedrijf.Uw bedrijf kan deze lead vervolgens accepteren of afwijzen. 


Hoe kom ik aan een UserID voor die COEHandel?

Vakmensen kunnen alleen deelnemen aan de COEHandel als het bedrijf waar zij voor werken wordt voorgedragen door een ander bedrijf dat al van COEHandel gebruikt maakt. Dit is om de samenwerking tussen partijen te stimuleren. Vervolgens dient elk bedrijf een contact persoon aan te wijzen die UserID’s kan (laten) aanmaken. Elke user (=vakman) krijgt een e-mail met een link en moet een eigen wachtwoord instellen. 


Hoe werkt een vakman in COEHandel?

Het beste is om een app op de mobiele telefoon te installeren. We ondersteunen Android telefoons (zoals Samsung) en iOS (Apple iPhone). Een link naar de app stores waar u de software kunt downloaden vindt u hier (link naar COEHandel pagina).


Kan ik COEHandel op mijn PC gebruiken?

Ja, open uw internet browser zoals Chrome, Safari of Internet Explorer en ga naar app.coe070.nl Log in op de web applicatie met uw UserID en password.


Wat is een campagne in COEHandel?

Bedrijven en organisaties starten campagnes om particulieren te overtuigen om een duurzame investering te doen zoals de aanschaf van zonnepanelen of het plaatsen van een warmtepomp.


Hoe werkt een campagne in COEHandel?

In COEHandel kan de uitvoering campagne worden gepland en opgevolgd. Wanneer een particulier geïnteresseerd is in de groene oplossing wordt er een “lead” aangemaakt voor dat product. In een volgende stap kan deze “lead” worden doorgegeven aan een installatie bedrijf voor de verdere opvolging. De eigenaar van de campagne kan zien wat de status is van een “lead”. Handig als deze bijvoorbeeld vragen krijgt van de geïnteresseerde particulier.


Een vakman (installatie bedrijf) krijgt een lead uit een campagne. Wat nu? 

Als deze van een ander bedrijf komt ziet de installateur slechts wat de aanvraag is en de postcode. De vakman moet dan eerst beslissen of hij deze lead wil opvolgen door deze in COEHandel te accepteren (of af te wijzen). Vervolgens krijgt de installateur alle informatie te zien die relevant is voor de aanvraag inclusief het adres en persoonsgegevens van de geïnteresseerde particulier. COEHandel stuurt ook een automatische e-mail naar de particulier en het bedrijf dat de campagne organiseert met de gegevens van de vakman. Hierdoor weet de particulier wie zijn/haar aanvraag gaat opvolgen. 


Waarom zie ik niets van de klant als ik een nieuwe lead krijg?

Een nieuwe lead kan gemaskeerd aan de vakman worden doorgegeven dat wil zeggen dat deze nog niet de naam het adres en telefoonnummer en andere persoonsgegevens kan zien. Vervolgens dient u de “lead” aan te tikken en dan “accepteren” te selecteren. Na deze actie krijgt u een volledig inzicht in alle informatie over de “lead”. De particulier krijgt een e-mail waarin ook deze op de hoogte wordt gesteld dat uw bedrijf contact zal opnemen.

Maar mogelijk heeft u geen interesse in de lead, dan zult u deze moeten afwijzen. In alle gevallen zal uw zakelijke partner inzicht hebben in uw actie. Mocht u besluiten de lead niet te accepteren dan kan deze aan een ander installatie bedrijf worden toegekend.


Wat is een ticket?

Eigenlijk is een “ticket” een werkbriefje waarop u alle bijhoudt wat met het werk te maken heeft. Alles begint als “lead” en als het goed is wordt er als al het werk gemaakt is een factuur verzonden.

COEHandel is geen offerte of boekhoudsysteem. U kunt uw offertes en facturen gewoon in de bijna overig al aanwezige systemen blijven doen. Wel kunt u de de digitale versies eenvoudig aan de tickets en adressen koppelen zodat u altijd in COEHandel een volledig overzicht heeft.


De lead is geaccepteerd, hoe nu opvolgen?

Er is voor u een standaard planboard aangemaakt waarmee u het proces van lead to het maken van het werk in een aantal stappen kunt opvolgen.

Screen Shot 2017-10-12 at 15.05.19.png

In feite verplaatst u de ticket tussen de bovengenoemde stappen (fases) en terwijl u dat doet voegt u informatie toe. 

Accepteren

Deze stap wordt onder het kopje “ik krijg een lead, wat nu” uitgelegd. 

Maak offerte

Voordat u aan het werk kunt moet er eerst een offerte worden gemaakt. Vaak belt u eerst en gaat u daarna langs. Ter plaatse op het adres worden de omstandigheden bekeken (schouwen). 

Vanuit de APP op uw mobiele telefoon kunt u gelijk vanuit de ticket door op het adres te klikken naar (Google) Maps, u kunt e-mailen en natuurlijk bellen. Extra handig is dat u ook foto’s van de omstandigheden kunt maken zodat u die later weer terug kunt kijken of als extra bij een instructie voor een collega. De foto’s en alle andere informatie worden centraal bewaard zodat u deze later ook vanaf een ander apparaat kunt inzien. 

Indien de particulier de offerte accepteert wordt hij uw klant en verplaatst u de ticket naar de volgende fase: “uit te voeren” werk. Mocht de particulier toch afzien van het werk dan selecteert u “xxx” en verdwijnt de “ticket” uit het zicht. 

Uit te voeren
Nadat de offerte akkoord is bevonden moet het werk maken. Installateurs moeten ingepland en materialen moeten worden besteld. 

Tijdens de planning kunt allerlei digitale informatie aan de “ticket” als bestanden toevoegen. Natuurlijk kunt u op het werk nog steeds foto’s maken of Maps gebruiken om het adres te vinden. 

Zodra het werk gedaan is kunt u de ticket naar de volgende fase “gemaakt” verplaatsen. 

Gemaakt

Nadat het werk gemaakt is blijft er vaak nog administratie over. Soms zijn er nog wat losse eindjes bij de klant op te lossen. Als echt alles gedaan is verandert u de status naar voltooien waardoor het “ticket” van het planboard verdwijnt.

De ticket blijft echter wel via COEHandel in te zien want aan het adres en de contact persoon gekoppeld. Altijd handig als u veel later nog naar allerlei informatie zoekt. 


Wat is de functie van het logboek?

In het logboek wordt alles wat er op een “campagne” en “ticket” gebeurd bijgehouden. U kunt al deze gebeurtenissen (“events”) nakijken. Indien de “ticket” als “lead” aan uw bedrijf is doorgegeven kan ook deze partij de status van de opvolging zien zodat het eindeloze bellen of e-mailen niet meer nodig is en iedereen veel tijd bespaard. 

De informatie in het logboek wordt ook gebruikt om allerlei berekeningen te maken. Bijvoorbeeld hoe lang een “ticket” in een bepaalde fase blijft. Deze informatie kan bijvoorbeeld worden gebruikt om te voorkomen dat er geen contact wordt opgenomen geïnteresseerde particulieren in het geval een “lead” wordt doorgespeeld.